如何設置VoIP 電話系統(家庭& 辦公室):桌面電話和聽筒

VoIP 比傳統電話相比,不僅價格有優勢,而且功能更完善,現在越來越多的企業正在考慮轉向VoIP。本文介紹如何設置VoIP、降低前期成本,並充分利用VoIP 電話系統。

互聯網協議語音VoIP電話與模擬電話有何區別?

模擬電話通過專用固定電話直接與公共交換電話網絡(PSTN) 連接,電話由當地電話公司提供便利,實際上需要直接連接到電話插孔。

IP 電話通過互聯網通過VoIP 提供商連接到電話網絡,將音頻轉換為數據包並使用Internet 協議(IP) 傳輸。然後,提供商的數據中心將信號轉換為模擬信號,並將它們傳輸到PSTN。

  1. Cable Modem
  2. Router
  3. Swith
  4. Computer & Hardware Phones


由於SIP 電話不需要專用固定電話,因此使用VoIP 更容易擴展辦公室。使用傳統電話系統,要與多名員工共享電話服務,需要本地專用交換機( PBX )。

下面討論如何設置VoIP 電話系統。

了解:如何追踪電話號碼

1) 測試網絡和Internet 連接

現在的網絡速度都能滿足VoIP,這方面不必擔心。另外一個影響VoIP 通話質量的因素是連接的穩定性。抖動和丟包是要檢查的兩個指標。首選有線互聯網連接,如光纖或電纜。微波和其他選項太不穩定。

而且網絡硬件也可能成為瓶頸。如果路由器或網絡無法處理高峰流量,可能會遇到斷斷續續的音頻或其他問題,例如掉線。 Wi-Fi在大多數情況下都能正常工作,但有線連接更好。

運行VoIP 速度測試,以對網絡進行壓力測試並識別潛在問題,這樣可以很好地了解連接是否可以處理VoIP 安裝。

另外,探索配置服務質量(QoS) 以優先考慮VoIP 數據包和數據。這樣,語音流量就被置於YouTube 或Netflix 等流量之上,從而確保減少延遲和丟包。

2) 選擇正確的VoIP 硬件

近年來, VoIP 已成為企業的標準,因此現在市場有很多高端的選擇。

將耳機插入VoIP 電話的背面。

如果想獲得高質量的通話聲音,那就要購買像Polycom VVX601 這樣的高端VoIP 桌面電話如果只需要撥打和接聽電話,那麼這兩款桌面電話也有更便宜的選擇。

VoIP 耳機非常適合商務電話,可以在通話時四處走動,隨時查看客戶信息、與團隊聊天。

使用VoIP 適配器可以保留以前的桌面電話

可以將現有的辦公電話設備與VoIP 一起使用。使用模擬電話適配器(ATA),切換到VoIP 並保留所有模擬電話。 VoIP 適配器在電話和網絡之間發揮作用,將模擬信號數字化。

因為不需要更換任何設備,所以也就不需要培訓員工,這是VoIP 電話明顯優勢之一,也節省了大量費用和實時間。

使用軟電話可以最大限度地降低硬件成本

另一種降低成本的方法,是考慮使用商務電話應用程序而不是桌面電話,這些應用程序也稱為軟電話,可以將軟件電話下載到計算機或智能手機上。因為VoIP 使用互聯網,所以不需要專用硬件,也無需安裝辦公室電話

軟件電話是一種軟件或移動應用程序,可接聽和撥打電話,像普通電話一樣處理電話。使用VoIP 服務,可以撥打任何電話或移動網絡上的號碼,而且只需一個優質的USB 或藍牙耳機即可高效處理通話,也適用於任何Android 或iOS 設備,因此團隊可以通過手機處理商務電話。

3) 尋找具有正確功能的VoIP 提供商

優秀的VoIP 提供商可以幫助用戶因為內部溝通錯誤而失去了客戶。

  • 高級呼叫路由:使用靈活的策略將傳入呼叫路由到您業務中的可用座席。
  • 自動話務員:歡迎帶有錄音消息和選項的來電,以幫助將他們引導至正確的部門。
  • 呼叫分析:訪問顯示單個座席和呼叫中心績效的詳細報告。
  • 來電彈出:接聽來電時自動顯示來電者的相關信息。
  • 內置CRM:支持您的客戶並為您的銷售團隊提供客戶的單一視圖。
  • IVR : Interactive Voice Response 使用語音識別來幫助客戶找到正確的部門並解決簡單的問題。
  • 語音郵件到文本:通過短信接收語音郵件,提高回复語音郵件的效率。
  • 低成本國際電話:Nextiva 的國際電話費率低至每分鐘0.01 美元。

對於企業,VoIP 還提供統一通信和更高級的功能,例如通話加密,冗餘數據中心等,這都可提供擴展所需的高可靠性和性能。

4) 獲取商務電話號碼

本地電話號碼包含在各種VoIP 計劃中,也可以將以前的電話號碼移植過來;或者,選擇本地號碼或選擇免費電話號碼。

電話號碼類型:

  • 本地電話號碼:本地電話號碼非常適合市場區域有限的小型企業和公司。本地號碼通常是免費的,但每月費用最高可達10 美元。
  • 免費電話號碼:免費電話號碼是與位置無關的 800 號碼,對客戶來說似乎更專業和值得信賴。客戶在致電您的支持熱線時無需付費。免費電話的費用通常約為每月10 美元。
  • Vanity Numbers虛榮號碼通常是令人難忘的免費電話號碼,可以拼出特定的單詞,例如1-800-FLOWERS。這些數字通常每月花費10-50 美元。要獲得可識別的號碼,可能需要從第三方供應商處購買號碼。

商務電話號碼類型:

  • Local (area codes)
  • Toll-Free ( 800 )
  • Vanity ( 令人難忘,且電話號碼能說明或者包含你的業務或產品)

通過移植保留現有的商業號碼

號碼移植是將電話號碼從現有服務提供商轉移到新服務提供商的方式。

Nextiva提供美國所有州的本地商業電話號碼,還提供免費電話和虛擬電話號碼。如果不想要新號碼,可以免費移植,保留現有電話號碼,而無需任何額外費用。

將電話號碼轉移到Nextiva 的三個步驟:

  1. 選擇商務電話計劃:選擇適合業務的具有強大功能的計劃。
  2. 請求臨時號碼。
  3. 填寫委託書(LOA):提供所有必要的詳細信息,以便其工作人員可以與你的以前提供商一起處理移植過程。

完成此過程後,會在10-20 個工作日內處理完畢,並及時通知,以便輕鬆無縫地切換到VoIP。

5) 設置VoIP 電話系統

有了提供商和硬件後,就可以完成設置了,具體步驟取決於硬件和員工人數。

如何設置VoIP 桌面電話和聽筒

這取決於購買的型號和網絡設置。使用標準網絡交換機,設置過程很簡單。如果以太網供電(PoE),則電信號通過一根電線傳輸— 則無需使用交流適配器。

沒有PoE 的VoIP 桌面電話或聽筒:

  • 將交流適配器插入插座,然後將其插入電話或聽筒底座。
  • 使用CAT5e 或CAT6 電纜將IP 電話連接到交換機或路由器。
  • 等待電話初始化,然後檢查撥號音。

如果路由器支持以太網供電(PoE),則該過程略有不同,但速度更快。

VoIP 桌面電話到支持PoE 的路由器:

  • 使用以太網電纜將電話與支持PoE 的交換機或路由器連接起來。對於328 英尺的雙絞線電纜,建議最大長度。
  • 連接後,手機應該會打開,自動與VoIP 提供商建立連接。

如何設置VoIP 耳機

電子掛鉤開關安裝如何與VoIP 電話配合使用的示意圖。

並非所有耳機都提供一鍵接聽功能。如果啟用該功能,則需要一個啟用一觸式的現代耳機,並使用電子掛鉤開關(EHS) 電纜連接。

支持EHS 電纜的無線VoIP 耳機和電話:

  1. 將交流適配器插入最近的插座和耳機的基座。
  2. 將EHS 電纜連接到耳機的底座單元。
  3. 將桌面電話的另一端插入耳機網絡端口和EHS 端口。
  4. 戴上耳機,然後按通話控制按鈕檢查連接。

對於使用普通電話插孔的有線耳機,該過程更加簡單。

帶耳機插孔/端口的耳機和桌面電話:

  1. 使用直連線將耳機線插孔插入標記的耳機端口。許多型號在左側用一個小圖標標記耳機端口。
  2. 戴上耳機,然後按通話控制按鈕以檢查撥號音。
  3. 撥打測試電話以確認音量和通話質量。如果耳機音量低,您可能需要放大器。

6) 測試新VoIP 線路

如果操作正確,那麼連接速度很快,不會遇到任何問題。

撥打電話時應注意的事項:

  • 音頻質量:通話是否清晰一致?
  • 延遲:是否有明顯的延遲?
  • 連接穩定性:是否掉線?某些防火牆設置可能會導致呼叫在11 分鐘後完全掛斷,因此測試至少15-30 分鐘。

當有很多其他網絡活動時,還應該嘗試測試線路。網絡擁塞會導致各種線路問題,從掉線到斷斷續續的音頻等等。

專業提示:有線直接連接總是比使用Wi-Fi 更可取。為了最小化延遲和其他VoIP 問題,請選擇以太網而不是Wi-Fi 連接。也可以撥打(800) 444-4444 撥打診斷服務號碼以確認來電顯示。

7) 培訓員工以充分利用VoIP 功能

對於許多小型企業來說,可能是第一次擁有有意義的商務電話功能。

例如,使用Nextiva,可以將電話直接與CRM集成、創建自定義路由策略、將語音郵件轉發到電子郵件、呼叫轉移、在雲中記錄呼叫等等。

為確保員工使用這些功能,留出時間來培訓團隊,是有必要的。

培訓也很簡單,不必製作自己的培訓材料或演示文稿,可以使用培訓視頻庫、用戶手冊和在線指南。

如果需要一對一的指導和任何問題的幫助,也可以聯繫客戶支持團隊。

輕鬆設置VoIP

使用Nextiva 設置VoIP 非常簡單,用戶只需插入電話即可。而且,只需從在線界面將電話分配給員工即可馬上工作。

中小型企業VoIP 計劃起價僅為20 美元/用戶每月,而且具有不斷增長的業務運營所需的所有功能。所有的計劃都包括在美國、加拿大和波多黎各的無限通話,這是遠程團隊的完美電話系統,適用於辦公室和家庭。

發佈留言