Guía fácil: cómo configurar un teléfono VoIP para pequeñas empresas

En comparación con los teléfonos tradicionales, VoIP no solo tiene una ventaja en el precio, sino que también tiene funciones más completas. Ahora, cada vez más empresas están considerando cambiarse a VoIP. Este artículo describe cómo configurar VoIP, reducir los costos iniciales y aprovechar al máximo su sistema telefónico VoIP.

¿Cuál es la diferencia entre un teléfono VoIP y un teléfono analógico?

Los teléfonos analógicos se conectan directamente a la red telefónica pública conmutada (PSTN) a través de una línea fija dedicada, el teléfono lo proporciona la compañía telefónica local y, de hecho, debe conectarse directamente al enchufe telefónico.

1. Módem de cable
2. enrutador
3. cambiar
4. Computadoras y Hardware Teléfonos

Dado que la telefonía SIP no requiere un teléfono fijo dedicado, es más fácil ampliar la oficina con VoIP. Con los sistemas telefónicos tradicionales, compartir el servicio telefónico con varios empleados requiere una central telefónica privada local ( PBX ).

A continuación se explica cómo configurar un sistema telefónico VoIP.

Aprenda: Cómo rastrear números de teléfono

1) Probar la red y la conexión a internet

Ahora la velocidad de la red puede cumplir con VoIP, no tiene que preocuparse por este aspecto. Otro factor que afecta la calidad de las llamadas VoIP es la estabilidad de la conexión. La fluctuación y la pérdida de paquetes son dos métricas para verificar. Se prefiere una conexión a Internet por cable, como fibra óptica o cable. Los microondas y otras opciones son demasiado inestables.

Y el hardware de red también puede ser un cuello de botella. Si su enrutador o red no puede manejar los picos de tráfico, es posible que experimente audio entrecortado u otros problemas, como llamadas caídas. Wi-Fi funciona bien en la mayoría de los casos, pero las conexiones por cable son mejores.

Ejecute una prueba de velocidad de VoIP para probar su red e identificar posibles problemas, para que pueda tener una buena idea de si su conexión puede manejar una instalación de VoIP.

Además, explore la configuración de la calidad de servicio (QoS) para priorizar los paquetes y datos de VoIP. De esta manera, el tráfico de voz se coloca por encima del tráfico como YouTube o Netflix, lo que garantiza menos latencia y pérdida de paquetes.

2) Elija el hardware de VoIP adecuado

En los últimos años, VoIP se ha convertido en el estándar para las empresas, por lo que ahora hay muchas opciones de gama alta en el mercado.

Si desea un sonido de llamada de alta calidad, compre un teléfono de escritorio VoIP de gama alta como el Polycom VVX601. Si solo necesita hacer y recibir llamadas, también hay opciones más económicas para estos dos teléfonos de escritorio.

Los auriculares VoIP son perfectos para llamadas de negocios, moverse durante la llamada, verificar la información del cliente y conversar con su equipo sobre la marcha.

Use un adaptador VoIP para mantener su antiguo teléfono de escritorio

El equipo telefónico de oficina existente se puede utilizar con VoIP. Con un adaptador de teléfono analógico (ATA), cambie a VoIP y conserve todas las llamadas analógicas. Un adaptador VoIP funciona entre el teléfono y la red, digitalizando la señal analógica.

Como no es necesario reemplazar equipos, no es necesario capacitar al personal, lo cual es una de las claras ventajas de la telefonía VoIP y ahorra mucho dinero y tiempo real.

Use un softphone para minimizar los costos de hardware

Otra forma de reducir costos es considerar el uso de aplicaciones telefónicas comerciales en lugar de teléfonos de escritorio, también conocidos como softphones, que se pueden descargar a una computadora o teléfono inteligente. Debido a que VoIP usa Internet, no hay necesidad de hardware dedicado ni de instalar un teléfono de oficina .

Un softphone es un software o una aplicación móvil que acepta y realiza llamadas, manejándolas como un teléfono normal. Con el servicio VoIP , puede marcar cualquier teléfono o número en su red móvil y manejar llamadas de manera eficiente con solo un auricular USB o Bluetooth de buena calidad, y también funciona con cualquier dispositivo Android o iOS, por lo que los equipos pueden manejar llamadas comerciales desde su teléfono celular.

3) Encuentre un proveedor de VoIP con las funciones adecuadas

Un buen proveedor de VoIP puede ayudar a los usuarios a perder clientes debido a errores de comunicación internos.

• Enrutamiento de llamadas avanzado: utilice políticas flexibles para enrutar las llamadas entrantes a los agentes disponibles en su negocio.
• operador automático: Dé la bienvenida a las llamadas entrantes con mensajes grabados y opciones para ayudar a dirigirlas al departamento correcto.
• análisis de llamadas: Acceda a informes detallados que muestran el rendimiento de los agentes individuales y del centro de llamadas.
• Aparece una llamada entrante: muestra automáticamente la información relevante de la persona que llama al contestar una llamada.
• CRM incorporado: Apoye a sus clientes y proporcione a su equipo de ventas una vista única de sus clientes.
• IVR : la respuesta de voz interactiva utiliza el reconocimiento de voz para ayudar a los clientes a encontrar el departamento correcto y resolver problemas simples.
• correo de voz a texto: Reciba correos de voz a través de SMS para mejorar la eficiencia de responder a los correos de voz.
• llamadas internacionales a bajo costo: Las tarifas de llamadas internacionales de Nextiva son tan bajas como $0.01 por minuto.

Para las empresas, VoIP también proporciona comunicaciones unificadas y funciones más avanzadas, como encriptación de llamadas, centros de datos redundantes y más, que brindan la alta confiabilidad y el rendimiento necesarios para escalar.

4) Obtenga un número de teléfono comercial

Los números de teléfono locales están incluidos en varios planes de VoIP, o puede transferir un número de teléfono anterior; alternativamente, elija un número local o elija un número gratuito.

Tipo de número de teléfono:

• Número de teléfono local:Los números de teléfono locales son ideales para pequeñas empresas y corporaciones con áreas de mercado limitadas. Los números locales suelen ser gratuitos, pero pueden costar hasta $10 por mes.

• Número gratuito:Los números gratuitos son independientes de la ubicación número 800, parece más profesional y confiable para el cliente. Los clientes no pagan cuando llaman a su línea de soporte. El costo de las llamadas gratuitas suele ser de unos $10 al mes.

• Números de vanidad:Los números personalizados suelen ser números gratuitos memorables que deletrean palabras específicas, como 1-800-FLORES. Estas cifras suelen costar entre $ 10 y $ 50 por mes. Para obtener un número reconocible, puede ser necesario comprar un número de un proveedor externo.

Mantenga su número comercial existente a través de la portabilidad

La portabilidad de números es una forma de transferir números de teléfono de un proveedor de servicios existente a un nuevo proveedor de servicios.

Tres pasos para transferir su número de teléfono a Nextiva:

1. Elija un plan de telefonía comercial : elija un plan con funciones excelentes que sea adecuado para su empresa.
2. Solicita un número temporal.
3. Llenar el poder notarial (LOA): Proporcione todos los detalles necesarios para que su personal pueda manejar el proceso de portabilidad con su proveedor anterior.

Una vez que se completa el proceso, se procesa dentro de 10 a 20 días hábiles con notificación inmediata para un cambio fácil y sin problemas a VoIP.

5) Configurar el sistema telefónico VoIP

Una vez que tenga el proveedor y el hardware, puede completar la configuración, según el hardware y la cantidad de empleados.

Cómo configurar un teléfono de escritorio y un auricular VoIP

Depende del modelo adquirido y de la configuración de red. Con un conmutador de red estándar, el proceso de configuración es simple. Con Power over Ethernet (PoE), la señal eléctrica se transmite a través de un solo cable, no se necesita un adaptador de CA.

Teléfono de escritorio VoIP o microteléfono sin PoE:

• Enchufe el adaptador de CA en el tomacorriente y luego conéctelo a la base del teléfono o auricular.
• Utilice un cable CAT5e o CAT6 para conectar el teléfono IP al conmutador o enrutador.
• Espere a que el teléfono se inicialice, luego verifique si hay tono de marcación.

Si el enrutador es compatible con Power over Ethernet (PoE), el proceso es ligeramente diferente, pero más rápido.

Teléfono de escritorio VoIP a enrutador compatible con PoE:

• Utilice un cable Ethernet para conectar el teléfono a un conmutador o enrutador compatible con PoE. La longitud máxima se recomienda para 328 pies de cable de par trenzado.
• Una vez conectado, el teléfono debe encenderse y establecer automáticamente una conexión con el proveedor de VoIP.

Cómo configurar un auricular VoIP

No todos los auriculares ofrecen respuesta con un solo toque. Si está habilitado, se requiere un auricular moderno habilitado con un solo toque y conectado mediante un cable Electronic Hook Switch (EHS).

Auriculares y teléfonos VoIP inalámbricos compatibles con cables EHS:

1. Enchufe el adaptador de CA en el enchufe más cercano y en la base de los auriculares.
2. Conecte el cable EHS a la unidad base de los auriculares.
3. Conecte el otro extremo del teléfono de escritorio al puerto de red del auricular y al puerto EHS.
4. Colóquese los auriculares y pulse el botón de control de llamadas para comprobar la conexión.

Para los auriculares con cable que utilizan un conector de teléfono normal, el proceso es más sencillo.

Auriculares y teléfonos de escritorio con conector/puerto para auriculares:

1. Utilice un cable recto para enchufar el conector de auriculares en el puerto de auriculares marcado. Muchos modelos marcan el puerto de auriculares con un pequeño icono a la izquierda.
2. Póngase los auriculares y presione el botón de control de llamadas para verificar el tono de marcado.
3. Realice una llamada de prueba para confirmar el volumen y la calidad de la llamada. Si el volumen de los auriculares es bajo, es posible que necesite un amplificador.

6) Probar la nueva línea VoIP

Si se hace correctamente, la conexión es rápida y no debería experimentar ningún problema.

Cosas a tener en cuenta al hacer llamadas:

• calidad de audio: ¿La llamada es clara y consistente?
• Demora:¿Hay un retraso notable?
• Estabilidad de la conexión:¿Está desconectado? Algunas configuraciones de cortafuegos pueden hacer que las llamadas se corten por completo después de 11 minutos, así que pruebe durante al menos 15-30 minutos.

También debe intentar probar la línea cuando hay mucha otra actividad en la red. La congestión de la red puede causar todo tipo de problemas de línea, desde llamadas interrumpidas hasta audio entrecortado y más.

7) Capacitar al personal para aprovechar al máximo las capacidades de VoIP

Para muchas pequeñas empresas, puede ser la primera vez que una función de teléfono empresarial significativa esté disponible.

Por ejemplo, con Nextiva, puede integrar la telefonía directamente con CRM , crear políticas de enrutamiento personalizadas, reenviar mensajes de voz a correo electrónico, transferir llamadas, grabar llamadas en la nube y más.

Para garantizar que los empleados utilicen estas funciones, es necesario reservar tiempo para capacitar al equipo.

La capacitación también es simple, sin tener que crear sus propios materiales de capacitación o presentaciones, puede usar Videos de capacitación Biblioteca, manuales de usuario y guías en línea.

También puede ponerse en contacto con el equipo de atención al cliente si necesita orientación y asistencia personalizada con cualquier pregunta.

Configure fácilmente VoIP

Configurar VoIP con Nextiva es tan simple como conectar el teléfono. Y simplemente asigne un teléfono a un empleado desde la interfaz en línea y comience a trabajar de inmediato.

Los planes de VoIP para pequeñas y medianas empresas comienzan en solo $ 20 por usuario por mes y tienen todas las funciones necesarias para administrar un negocio en crecimiento. Todos los planes incluyen llamadas ilimitadas en los EE. UU., Canadá y Puerto Rico, lo que lo convierte en el sistema telefónico perfecto para equipos remotos, oficinas y hogares.